JAK MOŻE WYGLĄDAĆ PRZYKŁADOWA WSPÓŁPRACA ZE MNĄ?

Perspektywa Julii – klientki

Perspektywa Marii – adwokata

1. Mój brief- moje wewnętrzne przygotowanie

•  strategia marki- chciałam, żeby osoba do zlecenia czuła całą ideę marki, jej wartości, charakter, grupę docelową. Dzięki temu pomijam spotkanie, na którym musiałabym wszystko po kolei przedstawiać. 
•  etapy, przez które przechodzi osoba, której dane będą przetwarzane (czynności z tym związane)- wiedziałam, że to coś istotnego, co będzie potrzebne do realizacji
• cel- po co jest mi ta współpraca i czego oczekuje. Jaki ma być efekt finalny- w tym przypadku to regulaminy, które prawnie zabezpieczą proces uczestnika.

1. Wewnętrzne przygotowanie klienta

Z perspektywy adwokata ten etap ma duże znaczenie w zakresie możliwości podjęcia współpracy.
Klient powinien opracować swój cel – co chce finalnie osiągnąć. Oczywiście niekoniecznie będzie się to wiązało z celem ściśle nazwanym, czasem to właśnie rolą adwokata będzie opracowanie sposobu w jaki dany cel zostanie osiągnięty, tudzież czy w ogóle jest on do zrealizowania. Określenie kierunku działania i finalnego, pożądanego efektu ułatwi wstępny etap współpracy i pozwoli na określenie czy dany adwokat w ogóle zajmuje się daną tematyką lub jest w stanie się z nią zmierzyć.

2. Zdefiniowanie osoby do zlecenia (z jaką osobą chciałabym pracować)

2. Oczekiwania klienta

Były to moje wymagania, które pozwoliły mi uniknąć nieprzyjemnych sytuacji lub współpracy z osobą, z którą działamy na innych falach.

• mówiąca wspólnym językiem, nie stereotypowym prawniczym,
• konkretna, podchodząca sumiennie do sprawy,
• dająca swoje propozycje- w pełni zaangażowana w zadanie
• wchodząca na rynek- chęć pomocy takim osobom
• stale w kontakcie, chętna na rozmowy, przegadanie pewnych spraw
• forma współpracy: obie strony zaangażowane w proces

Dla mnie jako osoby przyjmującej zlecenie, osobowość danego klienta ma znaczenie poboczne, wiadomym jest, iż zgłaszają się klienci o wszelakich charakterach, upodobaniach, itd. Dużo ważniejsze jest wspomniane powyżej wyznaczenie celu jaki klient chce osiągnąć, dokładne określenie potrzeb i przygotowanie (przynajmniej wstępnie) materiałów potrzebnych adwokatowi do wykonania zlecenia

3. Dołączenie i szukanie w grupach (gdzie znajdę takie osoby)

3. Moja obecność w sieci

• na początku szukałam na instagramie, ale znalazłam tam same doświadczone osoby,
• żadna strona www nie będzie mówić, że ktoś wchodzi na rynek- więc ta weryfikacja będzie długą drogą-odpada
• grupy na Facebooka- zapewne tam siedzą osoby wchodzące na rynek, bo pewnie szukają zleceń. Dołączyłam chyba do ok. 4 grup- z niektórych nie dostałam żadnych odpowiedzi, więc pozostanie na jednej nie miałoby skutku. Chciałam mieć też możliwość wyboru

Z Julką odnalazłyśmy się na grupie za pośrednictwem Facebooka, dedykowanej szukaniu specjalistów w zakresie prawa. Pamiętajcie natomiast, że nie jest to jedyna forma nawiązania ze mną współpracy. Można mnie znaleźć na Facebooku, LinkedIn, za pośrednictwem strony internetowej- gdzie podane są wszelkie dane kontaktowe, czy po prostu w rejestrze adwokatów.

4. Krótka rozmowa na messenger (dlaczego wybrałam Marię, jakie inne osoby się do mnie zgłaszały i co mi nie pasowało)

4. Wstępna rozmowa przed decyzją klienta

• osoby doświadczone, które na siłę próbowały mnie przekonać, że ich osoba to dobry wybór ( zamiast np. podziękować i zarekomendować siebie od innych projektów w przyszłości),
• osoby wchodzące na rynek, ale nie potrafiące rozliczyć zlecenia (brak wiedzy księgowej, jak działać z osobą prywatną)
• najpierw zainteresowanie, później brak jakiejkolwiek odpowiedzi nawet nie dziękuję ?:/
• osoba spełniająca oczekiwania, ale pisząca językiem, który nie był dopasowany do mnie, jako odbiorcy
• osoba bardzo miła w kontakcie, ale finalnie nie była pewna, czy poradzi sobie z zadaniem
• Maria: zachowana ciągłość komunikacji , nawet jeśli termin odpowiedzi się przesunął sama napisała, przystępny język, zapytanie o konkretny termin , otwartość i elastyczność- wszystko do dyskusji, gotowa na zmiany, szybka wycena. 

Ten etap zdecydowanie bardziej może opisać Julia z perspektywy klienta. Ze swojej natomiast zaznaczę, iż każdorazowo we wstępnej rozmowie z klientem staram się używać przystępnego języka, dopasowanego do odbiorcy. Ważne jest dla mnie aby nie tworzyć przysłowiowej bariery – tak aby potencjalny klient czuł się komfortowo w rozmowie ze mną. Myślę, że wyróżniającymi mnie cechami jest otwartość i elastyczność. Zaznaczę również, iż wbrew pozorom „luźniejsza”, mniej oficjalna forma kontaktu nie powinna być uznawana za nieprofesjonalną.

5. Informacje potrzebne do realizacji zlecenia

5. Informacje potrzebne do realizacji zlecenia

Przesłałam trzem osobom strategię i proces członka społeczności, tak aby głębiej mogły się zapoznać ze specyfiką zlecenia. Dałam czas na przestudiowanie wszystkiego i rekomendacje co do dalszego działania. 
Na tym etapie ważne, aby dwie strony umówiły się na termin wyceny- to już pomoże zweryfikować terminowość.

Z perspektywy adwokata to wbrew pozorom również ważny etap, jeśli nie jeden z kluczowych. Po otrzymaniu od klienta najważniejszych informacji na temat zlecenia, mogę zdecydować czy przyjmę zlecenie, a w dalszej kolejności przejść do jego wyceny, której każdorazowo dokonuję indywidualnie. W przypadku usług adwokackich nie da się opracować jednego, uniwersalnego cennika. Nawet potencjalnie podobne zlecenia mogą się różnić pod kątem czasu mojej pracy, elementów koniecznych do zebrania w celu jego realizacji, itd.

6. Rekomendacja i wycena

6. Rekomendacja i wycena

Maria jako jedyna z trzech osób podjęła się rekomendacji i wyceny. Kontakt z nią był ciągły. Spojrzała ona na to swoim okiem i stwierdziła, że będą potrzebne dwa dokumenty, dostosowane do etapu uczestnika. Jako, że dokument był szybkim i małym zleceniem, zgodziłyśmy się na ustalenia mailowe, bez pisemnej umowy.

Uwagi w poprzednich punktach dotyczące wyznaczenia i sprecyzowania celu, są aktualne również  na tym etapie. Ten moment jest odpowiedni do zebrania dokumentów i informacji potrzebnych do zlecenia. Jeśli jednak jako klient nie masz wiedzy co może być potrzebne – nie zrażaj się. Dokumenty mogą zostać dostarczone w późniejszym etapie, po konsultacji z adwokatem.

Jeśli chodzi o samą formułę współpracy – z Julią ustaliłyśmy, że z uwagi na cechy zlecenia, które nie było skomplikowane, nasze ustalenia przez e-mail i Messenger są wystarczające – nie spisywałyśmy osobnej umowy. Zdarzają się jednak zlecenia, które będą wymagały zawarcia kompleksowej umowy dla zabezpieczenia obu stron. Z reguły dotyczyć będzie to zleceń obejmujących reprezentację klienta w sprawie, czy np. stałej obsługi. Natomiast jeśli klient, nawet w przypadku niedużego zlecenia, będzie się czuł pewniej jeśli zawrzemy umowę – nie ma problemu.

7. Akceptacja

7. Akceptacja

Widziałam jej zaangażowanie i formę, w której pisze. Wycena była dla mnie akceptowalna. Wszystkie punkty z etapu 2 procesu się zgadzały, więc decyzja była prosta.

To etap zupełnie zależny od klienta – jeśli akceptuje mój styl i stawkę (z zaznaczeniem, że wiele rzeczy można właśnie dopracować podczas poprzedniego etapu), możemy zaczynać współpracę

8. Spotkanie zoom

8. Spotkanie zoom

Dla mnie rozmowa na zoomie jest bardzo ważna, bo  prowadzi do poznania i zaufania. Omówiłyśmy jeszcze raz wszystko po kolei. Sprawdziłyśmy, czy wszystkie kwestie zostały doprecyzowane/wyjaśnione. Maria była przygotowana, zadawała mi pytania, które pomogły jej później stworzyć dokument. Myślę, że nawet taka 15 min. rozmowa pozwala wyklarować czy zgadzamy się ze wszystkim- tak, aby w późniejszym etapie nie było niespodzianek

Z Julią głównie kontaktowałyśmy się przez Messenger oraz zorganizowałyśmy spotkanie na zoomie, które było dla nas najszybszą formą ustalenia zakresu działań. Działam zarówno online, jak i stacjonarnie, także w tym zakresie dostosowuję się do preferencji klienta. Do spotkań i rozmów z klientami podchodzę zawsze przygotowana, tak aby oszczędzić wzajemny czas.

9. Praca

9. Praca

Zajęła ok. tydzień czasu. Maria oddała nawet dzieło chwilę przed czasem. Zapewniła, że zostajemy dalej w kontakcie w razie ewentualnych poprawek, czekała również na akceptacje.

Każdorazowo ustalam z klientem czas konieczny na wykonanie danego zadania. W pracy adwokata terminy są bardzo ważne, w szczególności jeśli wiąże mnie lub klienta termin sądowy czy urzędowy. Ze swojej strony zawsze w przypadku niespodziewanego opóźnienia oddania zlecenia, informuję o tym klienta możliwie jak najszybciej.

10. Poprawki

10. Poprawki

Miałyśmy 2 rundy drobnych poprawek, które Maria bardzo szybko wdrożyła. Dała mi również cenne wskazówki, jakie zmiany mogę wprowadzać w między czasie (co jest dopuszczalne)- było to dla mnie cenne.

Na tym etapie bardzo ważna jest szczera opinia klienta – jeśli np. pewne zapisy są dla niego niejasne lub niezbyt odzwierciedlają jego wizję warto to zaznaczyć, tak aby biorący zlecenie mógł je jasno wytłumaczyć lub zmienić. Niejednokrotnie niektóre zapisy muszą wyglądać w określony sposób, gdyż wynika to z przepisów prawa, wtedy zleceniobiorca ma szansę wyjaśnić powyższą kwestię.

11. Zakończenie i rozliczenie

11. Zakończenie i rozliczenie

Maria wystawiła mi fakturę, na podstawie której zrobiłam przelew po wykonaniu zlecenia. 
Wiedziałam, że Maria jest osobą godną polecenia, więc chętnie polecam ją dalej innym osobom. Zaprosiłam ją też do uczestnictwa w BrandNewbies, co zapoczątkowało naszą dłuższą znajomość 🙂

Wystawiam fakturę lub paragon, w zależności od klienta, z którym współpracuję. Jestem Vatowcem, także warto pamiętać, iż 23% ceny stanowi ten właśnie podatek. Z Julią ustaliłyśmy zapłatę po wykonaniu regulaminów, jednak w zależności od rodzaju zlecenia, zdarza się że wymagam przedpłaty lub zaliczki.